Datenschutzerklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Ausführliche Informationen zum Thema Datenschutz entnehmen Sie unserer unter diesem Text aufgeführten Datenschutzerklärung.

Datenerfassung auf dieser Website

Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung auf dieser Website?

Die Datenverarbeitung auf dieser Website erfolgt durch den Websitebetreiber. Dessen Kontaktdaten können Sie dem Abschnitt „Hinweis zur Verantwortlichen Stelle“ in dieser Datenschutzerklärung entnehmen.

Wie erfassen wir Ihre Daten?

Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen. Hierbei kann es sich z. B. um Daten handeln, die Sie in ein Kontaktformular eingeben.

Andere Daten werden automatisch oder nach Ihrer Einwilligung beim Besuch der Website durch unsere IT-Systeme erfasst. Das sind vor allem technische Daten (z. B. Internetbrowser, Betriebssystem oder Uhrzeit des Seitenaufrufs). Die Erfassung dieser Daten erfolgt automatisch, sobald Sie diese Website betreten.

Wofür nutzen wir Ihre Daten?

Ein Teil der Daten wird erhoben, um eine fehlerfreie Bereitstellung der Website zu gewährleisten. Andere Daten können zur Analyse Ihres Nutzerverhaltens verwendet werden. Sofern über die Website Verträge geschlossen oder angebahnt werden können, werden die übermittelten Daten auch für Vertragsangebote, Bestellungen oder sonstige Auftragsanfragen verarbeitet.

Welche Rechte haben Sie bezüglich Ihrer Daten?

Sie haben jederzeit das Recht, unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Sie haben außerdem ein Recht, die Berichtigung oder Löschung dieser Daten zu verlangen. Wenn Sie eine Einwilligung zur Datenverarbeitung erteilt haben, können Sie diese Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Außerdem haben Sie das Recht, unter bestimmten Umständen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Des Weiteren steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu.

Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema Datenschutz können Sie sich jederzeit an uns wenden.

2. Allgemeine Hinweise und Pflicht­informationen

Datenschutz

Die Betreiber dieser Seiten nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Wenn Sie diese Website benutzen, werden verschiedene personenbezogene Daten erhoben. Personenbezogene Daten sind Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Die vorliegende Datenschutzerklärung erläutert, welche Daten wir erheben und wofür wir sie nutzen. Sie erläutert auch, wie und zu welchem Zweck das geschieht.

Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z. B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

Hinweis zur verantwortlichen Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

mobilistics GmbH
Hohe Str. 102
44139 Dortmund

Telefon: +4923129294930
E-Mail: info@mobilistics.de

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z. B. Namen, E-Mail-Adressen o. Ä.) entscheidet.

Nutzung der vpchat-Anwendung

Im eingeloggten Bereich speichern wir Ihre Konversationen, Nachrichten, Ordner, Vorlagen, Maskierungs-Einstellungen sowie Maskierungs- und Nutzungszähler; diese Daten sind Ihrem Konto und Ihrer Organisation zugeordnet. Sie können Ihr Konto in den Einstellungen jederzeit selbst löschen; sind Sie der letzte Administrator einer Organisation mit weiteren Mitgliedern, übertragen Sie dafür zuerst die Administratorrolle. Die genannten Daten werden dabei ohne Karenzzeit entfernt, ebenso Ihr Kontakteintrag in unserem CRM-System (siehe Abschnitt 10). Rechnungsbelege verbleiben bei unserem Zahlungsdienstleister Stripe, solange steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen gelten; sie sind der Organisation zugeordnet, nicht Ihrem Konto. Ebenso bleibt der Kundendatensatz der Organisation bei Stripe bestehen, einschließlich der E-Mail-Adresse, mit der das Abonnement abgeschlossen wurde.

Speicherdauer

Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Wenn Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend machen oder eine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern wir keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten haben (z. B. steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen); im letztgenannten Fall erfolgt die Löschung nach Fortfall dieser Gründe.

Allgemeine Hinweise zu den Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung auf dieser Website

Sofern Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, sofern besondere Datenkategorien nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden. Im Falle einer ausdrücklichen Einwilligung in die Übertragung personenbezogener Daten in Drittstaaten erfolgt die Datenverarbeitung außerdem auf Grundlage von Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sofern Sie in die Speicherung von Cookies oder in den Zugriff auf Informationen in Ihr Endgerät (z. B. via Device-Fingerprinting) eingewilligt haben, erfolgt die Datenverarbeitung zusätzlich auf Grundlage von § 25 Abs. 1 TDDDG. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar. Sind Ihre Daten zur Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Des Weiteren verarbeiten wir Ihre Daten, sofern diese zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich sind auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Die Datenverarbeitung kann ferner auf Grundlage unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgen. Über die jeweils im Einzelfall einschlägigen Rechtsgrundlagen wird in den folgenden Absätzen dieser Datenschutzerklärung informiert.

Datenschutz­beauftragter

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten benannt.

Stephan Hansen-Oest
So ist gut GmbH
Im Tal 10a
24939 Flensburg

Telefon: +49 461 40 68 245 5
E-Mail: sh@so-ist-gut.de

Empfänger von personenbezogenen Daten

Im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit arbeiten wir mit verschiedenen externen Stellen zusammen. Dabei ist teilweise auch eine Übermittlung von personenbezogenen Daten an diese externen Stellen erforderlich. Wir geben personenbezogene Daten nur dann an externe Stellen weiter, wenn dies im Rahmen einer Vertragserfüllung erforderlich ist, wenn wir gesetzlich hierzu verpflichtet sind (z. B. Weitergabe von Daten an Steuerbehörden), wenn wir ein berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der Weitergabe haben oder wenn eine sonstige Rechtsgrundlage die Datenweitergabe erlaubt. Beim Einsatz von Auftragsverarbeitern geben wir personenbezogene Daten unserer Kunden nur auf Grundlage eines gültigen Vertrags über Auftragsverarbeitung weiter. Im Falle einer gemeinsamen Verarbeitung wird ein Vertrag über gemeinsame Verarbeitung geschlossen.

Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung

Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Widerspruchsrecht gegen die Datenerhebung in besonderen Fällen sowie gegen Direktwerbung (Art. 21 DSGVO)

WENN DIE DATENVERARBEITUNG AUF GRUNDLAGE VON ART. 6 ABS. 1 LIT. E ODER F DSGVO ERFOLGT, HABEN SIE JEDERZEIT DAS RECHT, AUS GRÜNDEN, DIE SICH AUS IHRER BESONDEREN SITUATION ERGEBEN, GEGEN DIE VERARBEITUNG IHRER PERSONENBEZOGENEN DATEN WIDERSPRUCH EINZULEGEN; DIES GILT AUCH FÜR EIN AUF DIESE BESTIMMUNGEN GESTÜTZTES PROFILING. DIE JEWEILIGE RECHTSGRUNDLAGE, AUF DENEN EINE VERARBEITUNG BERUHT, ENTNEHMEN SIE DIESER DATENSCHUTZERKLÄRUNG. WENN SIE WIDERSPRUCH EINLEGEN, WERDEN WIR IHRE BETROFFENEN PERSONENBEZOGENEN DATEN NICHT MEHR VERARBEITEN, ES SEI DENN, WIR KÖNNEN ZWINGENDE SCHUTZWÜRDIGE GRÜNDE FÜR DIE VERARBEITUNG NACHWEISEN, DIE IHRE INTERESSEN, RECHTE UND FREIHEITEN ÜBERWIEGEN ODER DIE VERARBEITUNG DIENT DER GELTENDMACHUNG, AUSÜBUNG ODER VERTEIDIGUNG VON RECHTSANSPRÜCHEN (WIDERSPRUCH NACH ART. 21 ABS. 1 DSGVO).

WERDEN IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN VERARBEITET, UM DIREKTWERBUNG ZU BETREIBEN, SO HABEN SIE DAS RECHT, JEDERZEIT WIDERSPRUCH GEGEN DIE VERARBEITUNG SIE BETREFFENDER PERSONENBEZOGENER DATEN ZUM ZWECKE DERARTIGER WERBUNG EINZULEGEN; DIES GILT AUCH FÜR DAS PROFILING, SOWEIT ES MIT SOLCHER DIREKTWERBUNG IN VERBINDUNG STEHT. WENN SIE WIDERSPRECHEN, WERDEN IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN ANSCHLIESSEND NICHT MEHR ZUM ZWECKE DER DIREKTWERBUNG VERWENDET (WIDERSPRUCH NACH ART. 21 ABS. 2 DSGVO).

Beschwerde­recht bei der zuständigen Aufsichts­behörde

Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht den Betroffenen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthalts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes zu. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe.

Recht auf Daten­übertrag­barkeit

Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist.

Auskunft, Berichtigung und Löschung

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit unter vpchat@mobilistics.de an uns wenden.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Hierzu können Sie sich jederzeit an uns wenden. Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung besteht in folgenden Fällen:

• Wenn Sie die Richtigkeit Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten bestreiten, benötigen wir in der Regel Zeit, um dies zu überprüfen. Für die Dauer der Prüfung haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
• Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unrechtmäßig geschah/geschieht, können Sie statt der Löschung die Einschränkung der Datenverarbeitung verlangen.
• Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr benötigen, Sie sie jedoch zur Ausübung, Verteidigung oder Geltendmachung von Rechtsansprüchen benötigen, haben Sie das Recht, statt der Löschung die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
• Wenn Sie einen Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben, muss eine Abwägung zwischen Ihren und unseren Interessen vorgenommen werden. Solange noch nicht feststeht, wessen Interessen überwiegen, haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.

Wenn Sie die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt haben, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Europäischen Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel Bestellungen oder Anfragen, die Sie an uns als Seitenbetreiber senden, eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

Verschlüsselter Zahlungsverkehr auf dieser Website

Besteht nach dem Abschluss eines kostenpflichtigen Vertrags eine Verpflichtung, uns Ihre Zahlungsdaten (z. B. Kartendaten) zu übermitteln, werden diese Daten zur Zahlungsabwicklung benötigt.

Der Zahlungsverkehr über die gängigen Zahlungsmittel (z. B. Kredit- und Debitkarte) erfolgt ausschließlich über eine verschlüsselte SSL- bzw. TLS-Verbindung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

Bei verschlüsselter Kommunikation können Ihre Zahlungsdaten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

Widerspruch gegen Werbe-E-Mails

Der Nutzung von im Rahmen der Impressumspflicht veröffentlichten Kontaktdaten zur Übersendung von nicht ausdrücklich angeforderter Werbung und Informationsmaterialien wird hiermit widersprochen. Die Betreiber der Seiten behalten sich ausdrücklich rechtliche Schritte im Falle der unverlangten Zusendung von Werbeinformationen, etwa durch Spam-E-Mails, vor.

3. Datenerfassung auf dieser Website

Server-Log-Dateien

Der Provider der Seiten erhebt und speichert automatisch Informationen in so genannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind:

• Browsertyp und Browserversion
• verwendetes Betriebssystem
• Referrer URL
• Hostname des zugreifenden Rechners
• Uhrzeit der Serveranfrage
• IP-Adresse

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen.

Die Erfassung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Der Websitebetreiber hat ein berechtigtes Interesse an der technisch fehlerfreien Darstellung und der Optimierung seiner Website – hierzu müssen die Server-Log-Files erfasst werden.

Einwilligungsverwaltung (Cookiebot)

Auf den öffentlichen Seiten dieser Website (nicht in der eingeloggten Anwendung) holen wir Ihre Einwilligung in Analyse-Cookies über die Consent-Management-Plattform Cookiebot ein und dokumentieren sie. Anbieter ist die Usercentrics A/S, Havnegade 39, 1058 Kopenhagen, Dänemark. Beim Aufruf einer Seite wird eine Verbindung zu den Servern von Cookiebot hergestellt; dabei werden Ihre IP-Adresse und technische Angaben zu Ihrem Browser übermittelt. Ihre Auswahl speichert Cookiebot in einem Cookie in Ihrem Browser und protokolliert sie als Nachweis Ihrer Einwilligung (unter anderem Zeitpunkt, Einwilligungskennung und IP-Adresse in gekürzter Form).

Sie können Ihre Auswahl jederzeit über das Cookiebot-Symbol auf dieser Website ändern oder widerrufen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 7 Abs. 1 DSGVO (Nachweis der Einwilligung); die Speicherung im Endgerät erfolgt nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

Matomo Tag Manager und Webanalyse mit Matomo

Auf den öffentlichen Seiten laden wir den Matomo Tag Manager von unserem eigenen Analyse-Server statistics.mobilistics.de. Er steuert, welche Werkzeuge geladen werden, und lädt zunächst nur die Einwilligungsverwaltung. Beim Laden werden technisch bedingt Ihre IP-Adresse und Angaben zu Ihrem Browser an diesen Server übermittelt. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt darin, die eingesetzten Werkzeuge zentral und nur nach Ihrer Einwilligung zu laden.

Nur wenn Sie in der Einwilligungsverwaltung der Kategorie „Statistik“ zustimmen, setzen wir die Webanalyse Matomo ein. Matomo betreiben wir selbst; die erhobenen Daten geben wir nicht an Dritte weiter. Matomo setzt dabei Cookies (_pk_id für bis zu 13 Monate, _pk_ses für 30 Minuten, _pk_ref für bis zu 6 Monate) und verarbeitet:

• die aufgerufenen Seiten, Zeitpunkt und Dauer des Besuchs,
• die Seite, von der Sie kommen, einschließlich Kampagnenparametern aus der Adresse (z. B. utm-Parameter oder die Klick-Kennung gclid einer Anzeige),
• Angaben zu Browser, Betriebssystem, Gerät und Bildschirm sowie Ihre IP-Adresse,
• Klicks auf Links sowie die Interaktion mit Formularfeldern und Medien, ohne die Inhalte, die Sie eingeben,
• das Erreichen von Zielen, die wir festlegen, etwa den Klick auf die Schaltfläche zum Starten, das Absenden des Kontaktformulars oder eine Terminbuchung.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über das Cookiebot-Symbol widerrufen.

Kontakt per E-Mail oder Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Anfrage einschließlich der darin enthaltenen personenbezogenen Daten, um sie zu bearbeiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit einem Vertrag zusammenhängt oder zu seiner Durchführung erforderlich ist, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Beantwortung von Anfragen). Wir löschen die Daten, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

Kontaktformular (HubSpot)

Auf der Seite „Kontakt“ können Sie uns über ein Formular schreiben. Das Formular wird von HubSpot bereitgestellt (HubSpot Ireland Limited, Dublin, Irland). Es lädt erst, wenn Sie auf „Formular laden“ klicken; vorher wird keine Verbindung zu HubSpot hergestellt. Ihre Entscheidung speichern wir im lokalen Speicher Ihres Browsers (localStorage), damit Sie beim nächsten Besuch nicht erneut gefragt werden. Über „Einwilligung für HubSpot widerrufen“ unter dem Formular können Sie sie jederzeit zurücknehmen.

Mit dem Laden des Formulars werden Ihre IP-Adresse und Angaben zu Ihrem Browser an HubSpot übermittelt. Die Angaben, die Sie in das Formular eingeben (Anrede, Vor- und Nachname, Unternehmen, E-Mail-Adresse und Ihre Nachricht), speichern wir zusammen mit dem Vermerk, dass die Anfrage über vpchat kam, in unserem CRM-System HubSpot (siehe Abschnitt 10), um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Kreuzen Sie im Formular an, dass Sie weitere Benachrichtigungen von uns erhalten möchten, verarbeiten wir Ihre Daten auch dafür, auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit widerrufen können. Rechtsgrundlage für das Laden ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG), für die Bearbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage auf einen Vertrag zielt, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Terminbuchung (Cal.com)

Auf der Seite „Demo“ können Sie einen Termin über den Dienst Cal.com buchen (Cal.com, Inc., USA). Der Kalender lädt erst, wenn Sie auf „Kalender anzeigen“ klicken; Ihre Entscheidung speichern und widerrufen Sie wie beim Kontaktformular. Mit dem Laden werden Ihre IP-Adresse und Angaben zu Ihrem Browser an Cal.com übermittelt. Außerdem geben wir Kampagnenparameter aus der Adresse dieser Seite (z. B. utm-Parameter oder die Klick-Kennung gclid einer Anzeige) an Cal.com weiter, damit wir erkennen, über welchen Weg eine Buchung zustande kam.

Wenn Sie einen Termin buchen, verarbeitet Cal.com die Angaben, die Sie dabei machen (insbesondere Name, E-Mail-Adresse, gewählter Termin und Ihre Nachricht), und stellt sie uns zur Verfügung. Rechtsgrundlage für das Laden ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG), für die Terminvereinbarung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Cal.com verarbeitet Daten auch in den USA; siehe Abschnitt 11.

Live-Erkennung auf der Seite „Funktionen“

Auf der Seite „Funktionen“ können Sie ausprobieren, welche personenbezogenen Daten vpchat in einem Text erkennt. Den Text, den Sie dort eingeben (höchstens 600 Zeichen), übermitteln wir an unseren Server. Die Erkennung läuft ausschließlich auf unserer eigenen Infrastruktur (siehe Abschnitt 9); der Text wird weder gespeichert noch an KI-Anbieter weitergegeben. Zum Schutz vor Missbrauch begrenzen wir die Zahl der Anfragen je Besucher. Dafür verwenden wir einen nicht umkehrbaren Kennwert (Hash), der aus Ihrer IP-Adresse gebildet und spätestens rund eine Stunde nach Ihrer letzten Anfrage verworfen wird. Bitte geben Sie dort keine echten Daten Dritter ein. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Vorführung unseres Dienstes und dem Schutz vor Missbrauch.

4. eCommerce und Zahlungs­anbieter

Verarbeiten von Kunden- und Vertragsdaten

Wir erheben, verarbeiten und nutzen personenbezogene Kunden- und Vertragsdaten zur Begründung, inhaltlichen Ausgestaltung und Änderung unserer Vertragsbeziehungen. Personenbezogene Daten über die Inanspruchnahme dieser Website (Nutzungsdaten) erheben, verarbeiten und nutzen wir nur, soweit dies erforderlich ist, um dem Nutzer die Inanspruchnahme des Dienstes zu ermöglichen oder abzurechnen. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Die erhobenen Kundendaten werden nach Abschluss des Auftrags oder Beendigung der Geschäftsbeziehung und Ablauf der ggf. bestehenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

Daten­übermittlung bei Vertragsschluss für Dienstleistungen und digitale Inhalte

Wir übermitteln personenbezogene Daten an Dritte nur dann, wenn dies im Rahmen der Vertragsabwicklung notwendig ist, etwa an das mit der Zahlungsabwicklung beauftragte Kreditinstitut.

Eine weitergehende Übermittlung der Daten erfolgt nicht bzw. nur dann, wenn Sie der Übermittlung ausdrücklich zugestimmt haben. Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte ohne ausdrückliche Einwilligung, etwa zu Zwecken der Werbung, erfolgt nicht.

Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gestattet.

Zahlungsdienste

Wir binden Zahlungsdienste von Drittunternehmen auf unserer Website ein. Wenn Sie einen Kauf bei uns tätigen, werden Ihre Zahlungsdaten (z. B. Name, Zahlungssumme, Kontoverbindung, Kreditkartennummer) vom Zahlungsdienstleister zum Zwecke der Zahlungsabwicklung verarbeitet. Für diese Transaktionen gelten die jeweiligen Vertrags- und Datenschutzbestimmungen der jeweiligen Anbieter. Der Einsatz der Zahlungsdienstleister erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsabwicklung) sowie im Interesse eines möglichst reibungslosen, komfortablen und sicheren Zahlungsvorgangs (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Soweit für bestimmte Handlungen Ihre Einwilligung abgefragt wird, ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung; Einwilligungen sind jederzeit für die Zukunft widerrufbar.

Folgende Zahlungsdienste / Zahlungsdienstleister setzen wir im Rahmen dieser Website ein:

Stripe

Anbieter für Kunden innerhalb der EU ist die Stripe Payments Europe, Ltd.,1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland (im Folgenden „Stripe“).

Im Bestellvorgang erhebt Stripe zusätzlich Ihre Rechnungsanschrift und, sofern Sie sie angeben, Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, um die Umsatzsteuer zu ermitteln. Rechnungen stellen wir Ihnen in der Anwendung bereit; sie werden bei Stripe gespeichert. Wählen Sie im Bestellvorgang PayPal, verarbeitet zusätzlich die PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22-24 Boulevard Royal, 2449 Luxemburg, Ihre Zahlungsdaten.

Die Datenübertragung in die USA wird auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission gestützt. Details finden Sie hier: https://stripe.com/de/privacy und https://stripe.com/de/guides/general-data-protection-regulation.

Details hierzu können Sie in der Datenschutzerklärung von Stripe unter folgendem Link nachlesen: https://stripe.com/de/privacy.

5. Nutzerkonto und Authentifizierung

Für die Nutzung von vpchat ist ein Nutzerkonto erforderlich. Die Registrierung, Anmeldung, das Single Sign-On (SSO) sowie die Verwaltung von Nutzern und Organisationen wickeln wir über den Dienst WorkOS (WorkOS, Inc., 9450 SW Gemini Dr #45828, Beaverton, OR 97008, USA) ab. Dabei werden insbesondere Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, die Zugehörigkeit zu einer Organisation, Ihre Rolle (z. B. Administrator oder Mitglied) sowie Sitzungs- und Anmeldeinformationen (darunter IP-Adresse und Browser) verarbeitet. WorkOS versendet in unserem Auftrag auch die E-Mails zur Bestätigung Ihrer Adresse, zum Zurücksetzen des Passworts und für Einladungen. Melden Sie sich über einen externen Anbieter an (etwa mit einem Google- oder Microsoft-Konto), erhält WorkOS die Angaben dieses Anbieters; ein dort hinterlegtes Profilbild lädt Ihr Browser direkt von diesem Anbieter. Diese Daten werden von WorkOS in unserem Auftrag verarbeitet; eine eigene lokale Kopie der Nutzer- und Organisationsstammdaten halten wir nicht vor.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Nutzungsvertrags) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sichere Bereitstellung des Dienstes). Zur Datenübermittlung in die USA siehe Abschnitt 11.

6. Cookies und Speicherung im Browser

In der eingeloggten Anwendung setzen wir ausschließlich technisch notwendige Cookies und Speicher ein:

• ein verschlüsseltes Sitzungs-Cookie, das Ihre Anmeldung aufrechterhält (gesetzt über die Anmeldebibliothek von WorkOS),
• ein Cookie mit Ihrer Spracheinstellung („NEXT_LOCALE“),
• im lokalen Speicher Ihres Browsers (IndexedDB) eine Liste Ihrer zuletzt genutzten Konversationstitel, damit die Seitenleiste schnell lädt; sie wird bei der Abmeldung, beim Verlassen einer Organisation und bei der Löschung Ihres Kontos entfernt,
• im localStorage Einstellungen wie das zuletzt gewählte Modell, den Zustand der Seitenleiste und das Farbschema,
• im sessionStorage vorübergehend den Text einer Nachricht, die mangels Abonnement nicht gesendet werden konnte, damit sie nach dem Bestellvorgang abgeschickt wird; er endet spätestens mit dem Schließen des Browser-Tabs; dazu zwei Merker ohne personenbezogene Daten für die Navigation in den Einstellungen.

Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO. In der Anwendung setzen wir keine Analyse- oder Werbewerkzeuge ein. Auf den öffentlichen Seiten der Website kommen nach Ihrer Einwilligung Cookies der Webanalyse hinzu sowie der Speicher Ihrer Entscheidung zu Kontaktformular und Terminbuchung; siehe Abschnitt 3.

7. KI-gestützte Chat-Dienste und automatische Maskierung

Kern unseres Dienstes ist eine Chat-Oberfläche, über die Sie Anfragen (Prompts), Nachrichten und Datei-Anhänge an große Sprachmodelle (KI-Modelle) richten können. Diese Eingaben können personenbezogene Daten enthalten – auch solche Dritter (z. B. Ihrer Kunden oder Beschäftigten), die Sie als Nutzer eingeben.

Maskierung vor der Übermittlung: Bevor eine Anfrage an einen externen KI-Anbieter weitergeleitet wird, durchläuft sie unseren selbst betriebenen Maskierungs-Proxy. Personenbezogene Daten werden dort mit einem auf unserer Infrastruktur betriebenen Erkennungsmodell und zusätzlichen regelbasierten Prüfungen (etwa für IBAN, Kreditkartennummern und Steuer-Identifikationsnummern) erkannt und durch Platzhalter ersetzt. Weil wir die Zuordnung zwischen Platzhalter und Originalwert vorhalten, handelt es sich rechtlich um eine Pseudonymisierung, nicht um eine Anonymisierung. Die Zuordnung liegt in einem flüchtigen Zwischenspeicher (Redis) auf unserer eigenen Infrastruktur. Sie dient ausschließlich dazu, in der KI-Antwort die Platzhalter wieder durch die Originalwerte zu ersetzen, und wird automatisch gelöscht, sobald aus Ihrem Konto in derselben Organisation eine Stunde lang keine maskierte Anfrage mehr eingegangen ist. Im selben Zwischenspeicher halten wir das Ergebnis der Erkennung für bereits geprüfte Texte bis zu eine Stunde vor, um wiederholte Anfragen schneller zu bearbeiten. Löschen Sie Ihr Konto, löschen wir beides sofort. Die automatische Erkennung arbeitet nach dem Stand der Technik, aber nicht fehlerfrei, und kann nicht gewährleisten, dass sämtliche personenbezogenen Daten erkannt und ersetzt werden. Sie sollten sich daher nicht allein auf die Maskierung verlassen und jede Eingabe vor dem Absenden eigenverantwortlich darauf prüfen, ob sie personenbezogene oder vertrauliche Daten enthält. Die Verantwortung für die Inhalte Ihrer Eingaben verbleibt bei Ihnen.

Wann Inhalte ohne Maskierung übermittelt werden: In folgenden Fällen erhält der KI-Anbieter Inhalte im Klartext:

• wenn Sie die Maskierung für eine Konversation ausschalten, sofern Ihre Organisation das zulässt; dann gilt das für die gesamte Anfrage einschließlich früherer Nachrichten und der Systemanweisung,
• Bilder, die sich nur bei ausgeschalteter Maskierung hochladen lassen,
• Werte, die Sie für eine Nachricht ausdrücklich freigeben, Begriffe, die Sie als „nie maskieren“ hinterlegen, und Datenarten, deren Maskierung Sie abschalten,
• von Hand maskierte Werte, die Sie nicht in Ihren Katalog übernehmen, ab der nächsten Nachricht derselben Konversation, denn sie gelten nur für die Nachricht, in der Sie sie markiert haben,
• beim Benennen einer neuen Konversation (siehe unten) Begriffe aus Ihrem Maskierungs-Katalog und von Hand maskierte Werte, soweit die automatische Erkennung sie nicht ebenfalls findet,
• Angaben, die die automatische Erkennung nicht erkennt.

Titel von Konversationen: Um eine neue Konversation zu benennen, senden wir den Anfang Ihrer ersten Nachricht (höchstens 500 Zeichen) an das gewählte Modell. Dabei greift die automatische Erkennung, nicht aber Ihr Maskierungs-Katalog und von Hand maskierte Werte.

Speicherung Ihres Chat-Verlaufs: Ihre Konversationen, Nachrichten, etwaige Reasoning-Inhalte, von Ihnen angelegte Vorlagen (System-Prompts) und die Begriffe Ihres Maskierungs-Katalogs speichern wir in unserer Datenbank, damit Sie Ihren Verlauf wiederfinden. Von Datei-Anhängen speichern wir Name, Typ und Größe, nicht den Inhalt. Diese gespeicherten Inhalte können die von Ihnen eingegebenen personenbezogenen Daten im Klartext enthalten; die Maskierung schützt die Übermittlung an externe KI-Anbieter, nicht die Speicherung Ihres eigenen Verlaufs. Die Inhalte bleiben gespeichert, bis Sie die Konversation oder Ihr Konto löschen; die Kündigung eines Abonnements löscht sie nicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; soweit wir Inhalte im Auftrag Ihres Unternehmens verarbeiten, siehe Abschnitt 12.

Statistik und Verbrauchsmessung: Für Ihr Privacy Dashboard speichern wir je Maskierungsvorgang ausschließlich die Art und die Anzahl der erkannten Datenkategorien – niemals den Klartext der erkannten Daten. Zur Durchsetzung von Nutzungsgrenzen erfassen wir zudem technische Verbrauchsdaten (z. B. die Anzahl verarbeiteter Tokens und die daraus je Modell berechneten Kosten).

8. Empfänger: Externe KI-Anbieter

Zur Beantwortung Ihrer Anfragen übermitteln wir den – wie in Abschnitt 7 beschrieben – maskierten Text an externe Anbieter von Sprachmodellen. Welcher Anbieter ihn erhält, hängt von dem von Ihnen gewählten Modell ab:

• OpenRouter (OpenRouter, Inc., USA) – Vermittlungsdienst, der Anfragen an die Modelle von Anthropic (Claude), OpenAI (GPT) und Google (Gemini) weiterleitet, entweder direkt an den Hersteller oder an einen Cloud-Anbieter, der das Modell bereitstellt (etwa Amazon Web Services, Google Cloud oder Microsoft Azure). Diese Anbieter erhalten die Anfrage ebenfalls und verarbeiten sie auch in den USA. Mit jeder Anfrage übermitteln wir eine pseudonyme Kennung, die aus Ihrem Konto und Ihrer Organisation gebildet wird und aus der OpenRouter Ihre Identität nicht ableiten kann; sie dient dazu, zusammengehörige Anfragen einander zuzuordnen. Wir weisen OpenRouter mit jeder Anfrage an, nur Anbieter einzusetzen, die Eingaben nicht für das Training ihrer Modelle verwenden. Für die Modelle von Anthropic und Google verlangen wir zusätzlich Zugänge ohne Speicherung der Inhalte (Zero Data Retention). Für die Modelle von OpenAI gilt diese zusätzliche Einschränkung nicht; OpenAI kann Anfragen nach seinen Bedingungen zeitweise speichern, etwa zur Erkennung von Missbrauch.
• Mistral AI (Mistral AI SAS, Paris, Frankreich) – Serverstandort in der EU.
• Nebul (Nebul B.V., Niederlande) für das quelloffene Modell GLM 5.2 FP8 – Inferenz ausschließlich in der EU; Anfrage- und Antwortinhalte werden nicht für Training verwendet und nur flüchtig während der Inferenz verarbeitet.

Einige Anbieter halten Teile wiederkehrender Anfragen kurzzeitig zwischen, um sie schneller zu beantworten. Ist die Maskierung eingeschaltet, enthält auch dieser Zwischenspeicher nur die maskierte Fassung.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erbringung der von Ihnen angeforderten Leistung). Zur Übermittlung in die USA siehe Abschnitt 11.

9. Hosting und technische Infrastruktur

Wir betreiben den Dienst auf der Managed Cloud von cloudriven, einer Marke der mobilistics GmbH, und damit auf eigener Server-Hardware. Diese ist in einem nach ISO/IEC 27001 zertifizierten Colocation-Rechenzentrum der WIIT AG (vormals myLoc managed IT AG) in Düsseldorf untergebracht. Sämtliche Anwendungsdaten (insbesondere Konversationen, Nachrichten, Einstellungen sowie Statistik- und Verbrauchsdaten in unserer PostgreSQL-Datenbank), der Zwischenspeicher der Maskierung (Redis) und das Erkennungsmodell werden auf dieser eigenen Infrastruktur in Deutschland verarbeitet und nicht an externe Cloud-Dienste ausgelagert. Ausgenommen sind die Konto-Stammdaten bei WorkOS (Abschnitt 5), die Abrechnungsdaten bei Stripe (Abschnitt 4) und die Daten in unserem CRM-System (Abschnitt 10). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

10. Customer-Relationship-Management

Zur Verwaltung unserer Kundenbeziehungen übermitteln wir Daten zu Interessenten und Kunden an unser CRM-System HubSpot (HubSpot Ireland Limited, Dublin, Irland). Die Daten werden in einem Rechenzentrum innerhalb der Europäischen Union gehostet. Für Nutzerkonten mit bestätigter E-Mail-Adresse übermitteln wir Name, E-Mail-Adresse, Registrierungsdatum, die Zugehörigkeit zu einer Organisation, den Abonnement-Status, die Zahl der Plätze und das Ende einer Testphase sowie während der unentgeltlichen Erstnutzung, ob die erste Nachricht gesendet und ob das Kontingent ausgeschöpft wurde. Hinzu kommen Anfragen über das Kontaktformular (Abschnitt 3). Inhalte Ihrer Konversationen übermitteln wir nicht. Eine Verarbeitung zu Werbezwecken erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer gesonderten Einwilligung. Rechtsgrundlage ist im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Verwaltung der Geschäftsbeziehung). Wenn Sie Ihr Konto löschen, löschen wir auch Ihren Kontakteintrag in HubSpot; HubSpot hält gelöschte Einträge bis zu 90 Tage zur Wiederherstellung vor und entfernt sie danach endgültig.

11. Datenübermittlung in Drittländer

Einige der vorgenannten Dienstleister verarbeiten Daten ganz oder teilweise in den USA, insbesondere WorkOS, Stripe, OpenRouter, die Modellanbieter Anthropic, OpenAI und Google und die Cloud-Anbieter, über die OpenRouter deren Modelle bezieht, sowie Cal.com. HubSpot speichert Ihre Daten in der EU, gehört aber zu einem Konzern mit Sitz in den USA. Eine Übermittlung erfolgt nur, soweit ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist – etwa auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission (EU-US Data Privacy Framework, soweit der jeweilige Anbieter zertifiziert ist) oder auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) nebst ergänzenden Schutzmaßnahmen. Soweit Anfragen maskiert übermittelt werden, erhalten die KI-Anbieter die erkannten personenbezogenen Daten nur als Platzhalter; nicht erkannte Angaben und die in Abschnitt 7 genannten Ausnahmen können sie im Klartext erreichen.

12. Auftragsverarbeitung und Rollenverteilung

Soweit Sie unseren Dienst als Unternehmen nutzen und dabei personenbezogene Daten Dritter (z. B. Ihrer Kunden oder Beschäftigten) eingeben, verarbeiten wir diese Daten in Ihrem Auftrag und nach Ihren Weisungen. Insoweit sind Sie Verantwortlicher und wir Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO; auf Anfrage schließen wir hierfür einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) mit Ihnen. Hinsichtlich Ihrer eigenen Konto-, Vertrags- und Abrechnungsdaten sind wir Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO.

Stand: 12.10.2026